Die Auswahl der richtigen Event-Location ist entscheidend für den Erfolg eines Events, sei es ein privater Anlass wie eine Hochzeit oder eine geschäftliche Veranstaltung wie eine Weihnachtsfeier. Die Location schafft die Atmosphäre und den Rahmen für das Event und kann maßgeblich zum Gesamterlebnis beitragen. In diesem Blogpost werden wir die relevanten Kriterien für die Auswahl einer passenden Event-Location sowohl für private als auch geschäftliche Anlässe betrachten
1. Private Feiern
Kapazität und Raumgröße
Die Anzahl der Gäste ist ein entscheidender Faktor bei der Auswahl der Event-Location. Es ist wichtig, eine Location zu finden, die ausreichend Platz für alle Gäste bietet, sowohl für den Empfang als auch für das eigentliche Event. Eine zu kleine Location kann zu Enge und Unbehagen führen, während eine zu große Location das Event eventuell unpersönlich wirken lässt.
Lage und Zugänglichkeit
Die Lage der Event-Location ist ein wichtiger Aspekt, insbesondere wenn es um private Anlässe geht. Die Location sollte für die Gäste gut erreichbar sein und über ausreichend Parkmöglichkeiten verfügen. Die Nähe zu Unterkünften für Gäste, insbesondere bei Hochzeiten und Jubiläen, ist ebenfalls ein wichtiger Faktor.
Ambiente und Stil
Das Ambiente und der Stil der Location sollten zur Art des privaten Anlasses passen. Eine romantische Hochzeit erfordert eine andere Atmosphäre als eine lebhafte Geburtstagsfeier. Die Inneneinrichtung, die Architektur und das allgemeine Ambiente der Location sollten den gewünschten Stil und die gewünschte Atmosphäre unterstützen.
Serviceleistungen
Es ist wichtig, die angebotenen Serviceleistungen der Location zu berücksichtigen. Ob es sich um Catering, Dekoration oder technische Unterstützung handelt, die Location sollte in der Lage sein, den Bedürfnissen des Events gerecht zu werden. Ein erfahrener Event-Manager vor Ort kann ebenfalls von Vorteil sein, um reibungsablaufende Planung und Durchführung des Events sicherzustellen.
2. Geschäftliche Veranstaltungen
Zweck und Art der Veranstaltung
Die Art der geschäftlichen Veranstaltung spielt eine entscheidende Rolle bei der Auswahl der Event-Location. Eine Tagung erfordert andere Anforderungen als ein Sommerfest oder eine Weihnachtsfeier. Die Location sollte den Anforderungen des Events hinsichtlich Raumgestaltung, technischer Ausstattung und Unterbringung von Präsentationen gerecht werden.
Infrastruktur und technische Ausstattung
Eine geeignete geschäftliche Event-Location sollte über eine moderne Infrastruktur und eine gute technische Ausstattung verfügen. Dies umfasst Audio- und Videoequipment, WLAN-Zugang, ausreichende Steckdosen und eine angemessene Beleuchtung. Diese Elemente sind für eine erfolgreiche Präsentation, Networking und die allgemeine Durchführung der Veranstaltung unerlässlich.
Catering und Verpflegung
Bei geschäftlichen Feiern ist das Catering oft ein wichtiger Aspekt. Die Location sollte in der Lage sein, qualitativ hochwertige Speisen und Getränke anzubieten, die den Geschmack und die Erwartungen der Gäste treffen. Flexibilität bei besonderen Ernährungsbedürfnissen oder kulturellen Präferenzen ist ebenfalls von Bedeutung.
Diskretion und Privatsphäre
Bei geschäftlichen Veranstaltungen wie dienstlichen Weihnachtsfeiern oder Tagungen ist Diskretion und Privatsphäre von großer Bedeutung. Die Location sollte die Möglichkeit bieten, separate Bereiche für Meetings, Networking oder private Gespräche zu schaffen. Dies gewährleistet eine angenehme und vertrauliche Atmosphäre für die Teilnehmer.
Fazit
Die Auswahl der passenden Event-Location ist ein wichtiger Schritt für den Erfolg einer Feier, egal ob es sich um einen privaten oder geschäftlichen Anlass handelt. Die Berücksichtigung von Kriterien wie Kapazität, Lage, Ambiente, Serviceleistungen, Zweck der Veranstaltung, technische Ausstattung, Catering und Privatsphäre ermöglicht es, eine Location zu finden, die den individuellen Anforderungen und Erwartungen gerecht wird. Eine sorgfältige Planung und Auswahl der richtigen Event-Location legt den Grundstein für eine unvergessliche Feier, die allen Teilnehmern in Erinnerung bleibt.
Die Hochzeit ist einer der bedeutendsten Tage im Leben eines Paares. Es ist ein Anlass voller Liebe, Freude und Feierlichkeiten. Doch um diesen Tag unvergesslich zu machen, bedarf es einer sorgfältigen Planung. In diesem ausführlichen Blogpost werde ich Ihnen den ultimativen Leitfaden für die perfekte Hochzeitsplanung präsentieren. Von der Auswahl des Datums bis zur Gestaltung der Dekoration – hier finden Sie alles, was Sie benötigen, um Ihre Hochzeit zu einem wahrhaft magischen Ereignis zu machen.
Bestimmen Sie das Datum und den Veranstaltungsort
Die Wahl des richtigen Datums und Veranstaltungsorts ist ein entscheidender Schritt bei der Hochzeitsplanung. Berücksichtigen Sie dabei sowohl Ihre persönlichen Vorlieben als auch die Verfügbarkeit Ihrer engsten Familienmitglieder und Freunde. Seien Sie flexibel, da beliebte Hochzeitsdaten oft schon weit im Voraus gebucht sind. Betrachten Sie verschiedene Jahreszeiten und Wochentage, um die besten Optionen zu finden. Eine Hilfe kann dabei ein interaktiver Eventkonfigurator sein, der verfügbare Termine Ihrer Traum-Location online anzeigt.
Bei der Auswahl des Veranstaltungsorts sollten Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen, wie die Größe der Gästeliste, Ihren gewünschten Stil (rustikal, elegant, modern) und Ihr Budget. Betrachten Sie sowohl traditionelle Orte wie Kirchen und Hotels als auch unkonventionellere Optionen wie Gärten, Strände oder historische Gebäude. Besichtigen Sie potenzielle Locations persönlich, um sicherzustellen, dass sie Ihren Vorstellungen entsprechen.
Erstellen Sie eine realistische Budgetplanung
Die Budgetplanung ist von entscheidender Bedeutung, da sie den Rahmen für alle weiteren Entscheidungen festlegt. Setzen Sie sich ein realistisches Budget, das Ihnen erlaubt, Ihre Traumhochzeit zu verwirklichen, ohne dabei in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten. Berücksichtigen Sie dabei Ausgaben wie Location, Catering, Dekoration, Fotografie, Kleidung, Musik, Einladungen und Planungsdienste.
Um Ihr Budget besser zu verwalten, erstellen Sie eine detaillierte Liste mit den geschätzten Kosten für jeden Aspekt Ihrer Hochzeit. Recherchieren Sie Preise bei verschiedenen Anbietern und Dienstleistern, um ein realistisches Bild zu erhalten. Denken Sie daran, auch Puffer für unvorhergesehene Ausgaben einzuplanen. Wenn Sie den kostenlosen Event-Konfigurator nutzen, sehen Sie bereits beim Zusammenstellen Ihres Events eine Kostenindikation.
Zusammenstellung des Hochzeitsteams
Um den reibungslosen Ablauf Ihrer Hochzeit sicherzustellen, sollten Sie ein qualifiziertes Hochzeitsteam zusammenstellen. Dazu gehören ein Hochzeitsplaner, der Ihnen bei der Organisation und Koordination hilft, sowie ein Fotograf, ein Caterer, ein Florist, ein DJ oder Musiker und andere Dienstleister, je nach Ihren individuellen Bedürfnissen und Vorlieben.
Recherchieren Sie gründlich und treffen Sie eine informierte Entscheidung bei der Auswahl jedes Teammitglieds. Schauen Sie sich Referenzen an, lesen Sie Bewertungen und sehen Sie sich ihre bisherige Arbeit an. Treffen Sie sich persönlich mit potenziellen Dienstleistern, um sicherzustellen, dass Sie sich mit ihnen wohl fühlen und dass sie Ihre Vorstellungen verstehen und umsetzen können.
Gestalten Sie Ihre Gästeliste
Die Gästeliste ist ein wichtiger Aspekt der Hochzeitsplanung. Überlegen Sie genau, wen Sie einladen möchten und erstellen Sie eine Liste, die Ihren Budget- und Veranstaltungsortanforderungen entspricht. Berücksichtigen Sie dabei auch die Bedürfnisse und Vorlieben Ihrer Gäste, wie zum Beispiel spezielle Diätanforderungen oder Unterkünfte für auswärtige Gäste.
Es ist ratsam, die Gästeliste frühzeitig zu erstellen, um eine klare Vorstellung von der Gesamtzahl der Gäste zu haben. Überlegen Sie, ob Sie eine kleine, intime Hochzeit bevorzugen oder eine größere Feier mit vielen Freunden und Verwandten. Denken Sie daran, dass jede zusätzliche Person Ihre Kosten erhöht, also überlegen Sie sorgfältig, wen Sie einladen möchten.
Hochzeitskleid, Anzüge und Brautjungfernkleider
Die Auswahl des Hochzeitskleides ist für die meisten Bräute ein besonderer Moment. Planen Sie ausreichend Zeit für Anproben und eventuelle Änderungen ein. Recherchieren Sie verschiedene Stile und besuchen Sie Brautmodengeschäfte, um das perfekte Kleid zu finden, das zu Ihrem Geschmack und Ihrer Körperform passt. Vergessen Sie nicht, auch Accessoires wie Schleier, Schuhe und Schmuck einzuplanen.
Der Bräutigam und die Brautjungfern sollten ebenfalls rechtzeitig ihre Outfits aussuchen. Koordinieren Sie den Stil und die Farben der Brautjungfernkleider mit Ihrem eigenen Kleid und den Anzügen des Bräutigams und der Trauzeugen. Vereinbaren Sie Termine für Anproben und Änderungen, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig bereit ist.
Dekoration und Blumendesign
Die Dekoration und das Blumendesign tragen wesentlich zur Atmosphäre Ihrer Hochzeit bei. Wählen Sie ein Farbschema und einen Stil, der zu Ihrer Persönlichkeit und dem gewünschten Ambiente passt. Berücksichtigen Sie die Jahreszeit, den Veranstaltungsort und den Stil Ihrer Hochzeit bei der Auswahl der Dekorationselemente.
Arbeiten Sie eng mit einem Floristen zusammen, um Blumenarrangements zu entwerfen, die Ihrem Geschmack entsprechen. Wählen Sie Blumen, die in der gewünschten Jahreszeit verfügbar sind, und entscheiden Sie sich für Vasen und andere dekorative Elemente, die den gewünschten Look ergänzen. Denken Sie auch an andere Details wie Kerzen, Tischdecken, Stuhlhussen und Tischkartenhalter, um eine stimmige Gesamtästhetik zu schaffen.
Catering und Menüauswahl
Die Auswahl des richtigen Caterers und die Zusammenstellung eines köstlichen Menüs sind entscheidend, um Ihre Gäste zufriedenzustellen. Recherchieren Sie verschiedene Catering-Optionen und vereinbaren Sie Verkostungstermine, um die Qualität des Essens zu überprüfen. Berücksichtigen Sie dabei Ihre eigenen Vorlieben und die eventuellen speziellen Ernährungsbedürfnisse Ihrer Gäste.
Überlegen Sie, ob Sie ein formelles Sit-down-Dinner, ein Buffet oder ein Cocktail-Empfang bevorzugen. Besprechen Sie mit dem Caterer die besten Optionen, die Ihrem Budget entsprechen. Denken Sie auch an Getränkeoptionen, von alkoholischen bis hin zu alkoholfreien Angeboten, und vergessen Sie nicht, eventuelle Allergien oder Unverträglichkeiten zu berücksichtigen.
Unterhaltung und Musik
Die richtige Musik und Unterhaltung tragen wesentlich zur Stimmung Ihrer Hochzeit bei. Entscheiden Sie sich für eine Live-Band, einen DJ oder andere Musiker, je nach Ihrem persönlichen Geschmack und dem Stil Ihrer Hochzeit. Fragen Sie nach Hörproben oder besuchen Sie Live-Auftritte, um die Qualität der Darbietungen zu überprüfen.
Besprechen Sie Ihre Musikpräferenzen mit dem ausgewählten Unterhaltungskünstler und erstellen Sie eine Playlist mit den Liedern, die Sie während der verschiedenen Teile der Hochzeit hören möchten. Vergessen Sie nicht, auch andere Unterhaltungsoptionen zu berücksichtigen, wie zum Beispiel einen Fotobox-Stand oder ein Unterhaltungsprogramm für Kinder, um Ihre Gäste zu begeistern.
Einladungen und Hochzeitspapeterie
Die Einladungen und Hochzeitspapeterie sind die ersten Eindrücke, die Ihre Gäste von Ihrer Hochzeit erhalten. Entscheiden Sie sich für eine Einladung, die Ihren Hochzeitsstil widerspiegelt und alle wichtigen Informationen enthält. Berücksichtigen Sie auch Save-the-Date-Karten, Dankeskarten und andere Papeterie-Elemente, die im Laufe der Hochzeitsplanung benötigt werden.
Arbeiten Sie mit einem Grafikdesigner oder einem Druckdienstleister zusammen, um maßgeschneiderte Einladungen zu gestalten. Wählen Sie das richtige Papier, die Schriftarten und die Farben, die Ihrem gewünschten Stil entsprechen. Vergessen Sie nicht, die Einladungen rechtzeitig zu versenden, damit Ihre Gäste genügend Vorlaufzeit haben, um ihre Teilnahme zu planen.
Zeitplan und Koordination am Hochzeitstag
Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan für den Hochzeitstag, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft. Planen Sie den Ablauf der Zeremonie, des Empfangs, des Essens, der Reden, des Hochzeitstanzes und anderer wichtiger Momente. Teilen Sie den Zeitplan auch mit Ihren Dienstleistern, damit alle gut koordiniert sind.
Engagieren Sie einen erfahrenen Hochzeitsplaner oder bitten Sie einen vertrauenswürdigen Freund oder ein Familienmitglied, den Ablauf am Hochzeitstag zu koordinieren. Stellen Sie sicher, dass alle Dienstleister ihre Aufgaben kennen und informieren Sie sie über wichtige Details wie den Ort der Zeremonie und des Empfangs. Lassen Sie genügend Zeit für Puffer ein, um unvorhergesehene Verzögerungen zu bewältigen.
Wer feiern möchte, egal ob Geburtstag, Hochzeit oder Vereinsfest, kennt diese Fragen:
Wo soll ich feiern?
Woher weiß ich, was die Location alles anbietet – und zu welchem Preis? Muss ich dazu:
Webseiten durchsuchen?
Bankettmappen herunterladen?
Preise per E-Mail anfragen?
Ist mein Wunschtermin noch verfügbar?
Mit dem Start des DayYourWay Event-Location-Portals im August 2017 gibt es endlich eine moderne Lösung für private Veranstaltungen und den MICE Bereich (Tagungen und Business Events).
DayYourWay Eventlocation Portal
Der bisherige Ansatz: Die zahlreichen Portale beschränken sich auf die Listung möglichst vieler Eventlocations. Neben sehr groben Informationen, z.B. zur Kapazität und den Parkplätzen, findet man dann oft nur ein Kontaktformular und eine Telefonnummer. Das schafft letztlich sowohl dem Gastronom/Hotellier als auch dem Gast mehr Probleme als es löst.
Im neuen Portal findet der potentielle Gastgeber nicht nur tolle Locations, sondern kann direkt prüfen, ob die Räumlichkeiten überhaupt zum Wunschtermin verfügbar sind bzw. sich direkt nach alternativen Terminen umsehen. Anschließend stellt der interaktive Eventkonfigurator genau die richtigen Fragen, um dem Kunden in Windeseile ein Angebot präsentieren zu können. Bei vielen Locations sind die Preise sogar direkt transparent angegeben.
Der Prozess, der selbstverständlich nicht nur am heimischen PC oder Laptop funktioniert, sondern auch auf Tablet und Smartphone schnelle Ergebnisse liefert, funktioniert wie folgt:
Schritt 1 – Passende Location finden
Schritt 2 – Location auswählen
Schritt 3 – Live Raum- und Terminverfügbarkeit prüfen
das Veranstaltungsjahr 2016 neigt sich dem Ende und wir möchten die Gelegenheit nutzen, uns für die schöne gemeinsame Zeit zu bedanken.
Nach einer kurzen besinnlichen Pause werden wir auch im neuen Jahr interessante Themen rund um Veranstaltungsmanagement und Event-Durchführung für euch vorstellen!
Genießt die Feiertage und kommt gut ins Jahr 2017 – wir freuen uns schon auf ein Wiedersehen!
Fröhliche Weihnachten und einen guten Rutsch wünscht euch
das Event Planen Blog Team
Hochzeit, Geburtstag und Business-Event perfekt planen und durchführen
