Event Planen

Hochzeit, Geburtstag und Business-Event perfekt planen und durchführen

Schlagwort: Business

Bestuhlungsoptionen für Ihr Event

Sowohl geschäftliche als auch private gesellschaftliche Anlässe verlangen nach einer passenden Bestuhlung. Dabei liegt der Fokus je nach Event auf anderen Gesichtspunkten: Geschäftliche Bestuhlungen, zum Beispiel für Tagungen, Messen und Incentives, sollten vor allem eine reibungslose Konversation inklusive Blickkontakt zu Nachbarn und ggf. seinem Gegenüber ermöglichen. Die Bestuhlung für eine private Feier wie beispielsweise eine Hochzeit, Geburtstags– oder Jubiläumsfeier sollte eher die Gemütlichkeit und den problemlosen Tischservice durch das Bedienpersonal berücksichtigen. Welche Bestuhlungsform für Ihre Eventlovation jeweils die richtige ist, wollen wir Ihnen gerne erläutern.

Bestuhlung: Bankett

Bestuhlung: Bankett

Bestuhlung für eine Veranstaltung im geschäftlichen Bereich

Hier gilt es zuerst, „harte“ Faktoren wie Personenzahl und Raumgröße bzw. Raumform zu beachten. Darüber hinaus muss auch die ggf. stattfindende Interaktion eine Rolle spielen: Sollen die Teilnehmer in Gruppen zusammenarbeiten oder sich individuell konzentrieren (z.B. zuhören)?

Bestuhlung: Blocktafel

Bestuhlung: Blocktafel

Die mit Kopf- und Fußende genutzte Blocktafel eignet sich hervorragend für eine teamorientierte Interaktion bei zum Beispiel Konferenzen und Abteilungs- oder Vorstandssitzungen. Wenn die Raumgröße es zulässt, können mehrere Blöcke gebildet werden.

Diese Vorteile gelten auch für die Fischgrätbestuhlung. Besonders förderlich ist diese Form der Bestuhlung, um die Konzentration der Teilnehmer auf Präsentationen und Vorträge zu fokussieren. Es besteht eine optimale Sicht ohne Ablenkung zum Rednerpult. Allerdings wird verhältnismäßig viel Platz benötigt.

Bestuhlung: Fischgrät

Bestuhlung: Fischgrät

Sehr beliebt ist die E-Form. Der Blickkontakt und damit eine aktive Kommunikation kann ungehindert erfolgen. Diese Bestuhlung wird bei offiziellen Anlässen, teilweise mit festlichem Charakter, genutzt aber auch für Meetings, wenn viele Teilnehmer erwartet werden der Raum aber relativ klein ist. Der Tischservice gestaltet sich hier eher schwierig. Allerdings ist ausreichend Platz für Getränke, Snacks und Arbeitsmaterialien vorhanden.

Bestuhlung: E-Form

Bestuhlung: E-Form

Auch mit der U-Form, die gerne für Workshops, Meetings aber auch Vorträge aufgebaut wird, ist der Blickkontakt zu allen Anwesenden gewährleistet. Der Vortragende aber steht gewollt im Mittelpunkt.

Bestuhlung: U-Form

Bestuhlung: U-Form

Für eine strikte Blickrichtung nach vorne im Rahmen von Tagungen, Seminaren und Kongressen empfiehlt sich die Parlamentbestuhlung (auch: Parlamentarische Bestuhlung). Die Stühle stehen einseitig hinter den Tischreihen. Die Teilnehmer sitzen somit in Blickrichtung zum Redner oder zur Bühne. Auch eine Bewirtung ist problemlos möglich.

Bestuhlung: Parlamentarisch

Bestuhlung: Parlamentarisch

Platzsparend, also besonders für große Teilnehmergruppen, und dennoch mit ausreichend Beinfreiheit präsentiert sich die Theaterbestuhlung (versetzte Stuhlreihen) für Schulungen, Vorträge und Präsentationen. Die Interaktion unter den Teilnehmern rückt hier definitiv in den Hintergrund, auch Mitschreiben oder die Nutzung eines Laptops sind schwieriger als bei den anderen Optionen.

Die Bestuhlungsmöglichkeiten für eine festliche Eventlocation

Bestuhlung: Theaterbestuhlung

Bestuhlung: Theaterbestuhlung

Perfekt für die Bewirtung der Anwesenden und die Kommunikation ist die T-Form. Diese Bestuhlung bietet auch in kleineren Räumen vielen Gästen ausreichend Platz. Der große “T-Balken“ kann für eine hierarchische Zuordnung von beispielsweise dem Brautpaar mit den Brauteltern oder der Chefetage genutzt werden.

Bestuhlung: T-Form

Bestuhlung: T-Form

Auch die Carrée-Form bietet viel Raum für eine aktive Kommunikation mit Blickkontakt und problemlosen Tischservice. Allerdings besteht keine Möglichkeit der hierarchischen Zuordnung. Für informelle Zusammentreffen wird diese Form gerne genutzt.

Bestuhlung: Carrée-Form

Bestuhlung: Carrée-Form

Die Bankettbestuhlung ist wohl die festlichste Form, um einen Raum für eine große Gesellschaft zu gestalten. Die Gäste sitzen in kleineren homogenen Gruppen zusammen, die vorher durch die Gastgeber / Veranstalter festgelegt werden. Dabei kommen fast immer Tischkarten zum Einsatz, um Gästen ihren Sitzplatz zuzuweisen. Auf Wohltätigkeitsveranstaltungen, großen Jubiläen und Hochzeiten sowie bei Galaveranstaltungen gehört die Bankettbestuhlung zu den Favoriten.

Besondere Bestuhlungsformen für Ihre Eventlocation

Für ein lockeres Beisammensein im geschäftlichen oder privaten Bereich eignen sich bestens die immer wieder gern genutzten Stehtische mit oder ohne entsprechende Bestuhlung. Locker im Raum aufgestellt bieten sie viel Raum für interaktive Kommunikation in Bewegung. Der Service kann ungehindert agieren. Im Zusammenhang mit einem Flying Buffet, einer Cocktailparty oder einem Sektempfang ist diese Form ideal. Sie ist auch als Abschluss einer Tagung oder Konferenz perfekt, um die Teilnehmer noch einmal zusammenzuführen.

Der Stuhlkreis ist eher gedacht für die aktivste verbale Kommunikation, bei der auch die individuellen Gestiken erwünscht sind. Allerdings gestaltet sich das Mitschreiben ohne Tische relativ schwierig.

Wissenswertes für Ihre Veranstaltung

Räumen Sie jedem Teilnehmer einen Sitzplatz am Tisch von mindestens 1-Quadratmeter ein. Für Reihen- und Stehplätze sind 2-Quadratmeter pro Gast zu berücksichtigen. Wichtig ist, dass alle Rettungswege frei bleiben.

Sind Sie noch auf der Suche nach einer tollen Eventlocation? Eventportale erleichtern Ihnen hier die Arbeit ungemein.

Incentive Events

Damit aus einem guten Team ein tolles Team wird …

Incentive Events

Der Begriff „Incentive“ ist heute in aller Munde – zumindest bei allen Unternehmern, die ihre Firma auf eine moderne, zukunftsweisende Art leiten (möchten)! Aber was bedeutet „Incentive“ eigentlich? Gemeint ist mit diesem Begriff ein „Anreiz“, und es handelt sich um eine Belohnung für die Mitarbeiter des Unternehmens, die zusätzlich zum tariflich festgesetzten Gehalt und Urlaub gewährt wird; eine Art von „Vergütung“, die nicht in Form von Geld bezahlt wird, die zu leisten der Unternehmer auch gar nicht verpflichtet wäre. Ein Unternehmer gewährt ein „Incentive“, um die Mitarbeiter für ein erfolgreiches Geschäftsjahr zu belohnen (oder um sie auf ein neues Geschäftsjahr einzustimmen, das erfolgreicher werden soll als das laufende …). Früher hätte der Chef vielleicht einen Betriebsausflug organisiert, heute entscheidet er sich lieber für ein interessantes Incentive Event, eine besondere Veranstaltung für die Mitarbeiter, um ihnen seine Wertschätzung auf immaterielle Art zu bezeugen und auch, um die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt der Kollegen untereinander zu verbessern.

Raus aus dem tristen Büroalltag

Raus aus dem tristen Büroalltag

Warum Incentive Events?

Kurz gesagt stellen Incentive Events eine Belohnung für geleistete Arbeit dar oder eine Investition in die Zukunft (wobei sich beides kaum trennen lässt, außer wenn die Firma ganz neu gegründet ist und noch gar keine geleistete Arbeit verzeichnen kann). Aber in jedem Fall wird sich das Incentive Event positiv auf die weitere Entwicklung der Firma auswirken. Es trägt immer zum Zusammenhalt und zum Verständnis der Kollegen untereinander bei. Mit einem Wort: Teambuilding! Nicht zuletzt hilft das Event der Firmenleitung, die Persönlichkeit der Mitarbeiter besser verstehen zu lernen. Beispiel: Sie unternehmen mit Ihren Mitarbeitern einen Trip in einen Kletterwald. Beim Klettern werden Sie feststellen, dass ein Kollege eher zurückhaltend, eine Kollegin eher wagemutig ist. In einem Betrieb wird beides gebraucht … Vielleicht ist Ihre Firma auch ganz neu, und beim Incentive Event haben Sie nun erstmals die Möglichkeit, die Mitarbeiter näher kennen zu lernen. Sind sie eher ernsthaft, eher humorvoll, fröhlich, was auch immer? Beim Incentive Event werden Sie selbst lernen, Ihre Mitarbeiter anders anzusehen, als beim Vorstellungsgespräch …

Welche Aktivitäten kommen in Frage?

Je nach Jahreszeit werden Sie zuerst eine grundsätzliche Entscheidung treffen müssen: „Outdoor oder in der Halle?“ Outdoor-Aktivitäten sind natürlich sehr beliebt. Der schon erwähnte Kletterwald (auch Hochseilgarten) ist sicherlich immer eine gute Option. Alternativ könnten Sie eine „normale“ Wanderung inklusive Rast auf einer Berghütte einplanen. Bei der Rast könnten dann noch verschiedene Spiele organisiert werden. Sportliche Aktivitäten wie etwa Paintball-Spielen oder auch (im Winterhalbjahr) Klettern in einer Kletterhalle wären für eher jüngeres Personal zu empfehlen. Wenn Ihre Mitarbeiter im Durchschnitt, sagen wir, über 40 sind, dann müssen Sie mit dem Sport ein wenig vorsichtig sein. Entscheiden Sie sich dann lieber für einen Kochkurs …

Sportliche Incentive Events

Sportliche Incentive Events

Ein Ratschlag zur Art der Aktivitäten sei noch angefügt: Bitte wählen Sie ein Event aus, das NICHT in Beziehung zur täglichen Arbeit Ihres Personals steht! Beispiel: Wenn Sie Hotelier sind, buchen Sie keinen Kochkurs! Wenn Sie ein Sportstudio betreiben, dann führen Sie Ihre Mitarbeiter nicht in einen Kletterwald! Begründung: Die Mitarbeiter sollen gerade NICHT das Gefühl haben, in einer Fortbildungsveranstaltung gelandet zu sein. Und sie sollen ja auch, wie oben bereits ausgeführt wurde, nicht spezielle (im Beruf brauchbare) Fähigkeiten erlangen, sondern in ihrem Zusammenhalt und in ihrer Persönlichkeitsentwicklung gestärkt werden. Um noch ein Beispiel zu nennen: Beim Incentive Event sollen Ihre Mitarbeiter nicht eine Sprache lernen, sondern kommunizieren …

Die ideale Umgebung für Incentive Events

Die Wahl der Eventlocation ist außerordentlich wichtig. Der Erfolg des ganzen Projekts hängt sehr davon ab. Wir empfehlen: „Raus aus der Großstadt!“. Suchen Sie lieber einen Rückzugsort auf dem Lande, beispielsweise in einem Mittelgebirge (Schwarzwald, Harz …), im Allgäu oder auf einer Nord- oder Ostseeinsel. Vor allem, wenn Sie mehrere Tage vor Ort verbringen möchten, sollten Sie eine einigermaßen komfortable Eventlocation wählen, also am besten ein Hotel mit mindestens drei Sternen. (Sonst ist es kein „Incentive“!) Ein etwas komfortableres Hotel bietet auch allen Teilnehmern genügend Platz und Privatsphäre und Rückzugsräume für Zeiten der Ruhe zwischen den Events. In einem „besseren“ Hotel ist auch die Verpflegung besser. Schließlich leidet vielleicht der eine oder andere Ihrer Kollegen an einer Nahrungsmittelunverträglichkeit oder unter Diabetes oder ist Vegetarier o.ä. Bedenken Sie: Alle Teilnehmer sind Erwachsene. Sie gehen schließlich nicht ins Schullandheim!

Ruhige, entspannte Location

Ruhige, entspannte Location

Die konkrete Planung …

… erledigen Sie am besten in einem Eventportal. Dieses unterstützt Sie bei Ihrer Wahl von Ort, Zeit, Umfang des Events. Geben Sie Ihre Wünsche beispielsweise direkt in einen Eventkonfigurator ein, dann erhalten Sie passende Vorschläge, vielleicht auch Überraschendes und Ungewöhnliches. Seien Sie offen für die Ideen, die ein Eventkonfigurator bietet!

Zum Schluss noch eine dringende Empfehlung: Freiwilligkeit

Wenn Sie  das passende Incentive Event gefunden haben, kann eigentlich nichts mehr schief gehen, oder? Doch: Wenn jemand aus Ihrem Mitarbeiterkreis (mehr oder weniger) unfreiwillig an dem Event teilnimmt, könnte das die ganze Veranstaltung belasten. Bitte seien Sie einfühlsam und verlangen Sie von niemandem eine Teilnahme. Die Kollegen, die nicht teilnehmen möchten, dürfen auch nicht das Gefühl haben, dass Sie es ihnen irgendwie übel nehmen, wenn sie verzichten. Bitte haben Sie Verständnis: Familiäre Gründe oder Gesundheitsprobleme können Mitarbeiter veranlassen, an einem Event nicht teilzunehmen.

Tagung

Zu wenig Sitzplätze, ein stickiger Seminarraum, der falsche PC-Anschluss – gerade bei wichtigen Tagungen und Kongressen scheinen die Fehltritte kein Ende nehmen zu wollen. Doch Missgeschicke wie diese lassen sich nun ganz einfach vermeiden. Unser Event-Portal unterstützt Sie bei der Erstellung einer ausführlichen Checkliste für Ihre Tagung.

Schritt 1: Die Eventlocation

Event Location für Tagung

Event Location für Tagung

Die halbe Miete für ein gelungenes Firmenevent ist nach wie vor die passende Location. Bevor Sie sich der Planung des Ablaufs widmen, sollten Sie sich zunächst nach einem geeigneten Seminarraum umsehen. Kontaktieren Sie diverse Locations in Ihrer Nähe und vereinbaren Sie nach Möglichkeit einen Besichtigungstermin. Vor Ort gilt es die Räumlichkeit unter verschiedenen Gesichtspunkten zu überprüfen: Verfügt der Raum über reichlich Sitzplätze und technische Anschlüsse für Präsentationen? Kann er abgedunkelt werden? Befinden sich genügend Toiletten in der Nähe? Sind ausreichend Parkplätze vorhanden? Können Sie alle Fragen mit einem klaren „Ja“ beantworten, haben Sie eine geeignete Eventlocation gefunden. Nun müssen Sie sich nur noch frühzeitig um die Reservierung kümmern, um später kein böses Erwachen zu erleben. Damit Sie bei der Wahl der Location sicher nichts Wichtiges vergessen, erleichtert Ihnen dieses Blog mit einer übersichtlichen Checkliste die komplette Organisation einer Tagung.

Schritt 2: Die Technik

Flipcharts, Tafeln und Plakate sind bei Firmenevents zwar immer noch ein nützliches Hilfsmittel, werden aber zunehmend von technischen Neuerungen abgelöst. So ist das wichtigste einer erfolgreichen Veranstaltung ein technisch einwandfrei ausgestatteter Seminarraum. WLAN, Beamer, Leinwand und reichlich Stromanschlüsse (Tipp: Bei internationalen Teilnehmern einen Blick auf dieses Dokument werfen: Länderübersicht Steckertypen, Netzspannungen und -frequenzen) sind daher die Minimalanforderungen an den Seminarraum. Stehen viele Präsentationen auf dem Programm, sind eine kleine Bühne oder ein Rednerpult, ein Mikrofon sowie ein Verstärker von Vorteil. Damit Ihnen technische Pannen erspart bleiben, sollten Sie die Ausstattung mindestens drei Tage vor Seminarbeginn nochmals eigenständig überprüfen. Im Falle eines Defekts bleibt Ihnen noch genug Zeit zum Umdisponieren.

Ausstattung für Business Event / Tagung

Ausstattung für Business Event

Schritt 3: Die Verpflegung

Lange Vorträge, anstrengende Workshops und hitzige Diskussionen verlangen nach einer Stärkung. So ist das leibliche Wohl der Teilnehmer mindestens genauso entscheidend wie die passenden Räumlichkeiten und ein funktionierendes technisches Equipment. Am besten nehmen Sie rechtzeitig Kontakt mit dem hauseigenen Catering Service auf. Steht derzeit keiner zur Verfügung, so muss ein externes Unternehmen beauftragt werden. Informieren Sie sich vor Aufgabe deiner Bestellung über die genaue Teilnehmerzahl und die Anzahl an Vegetariern und Veganern – nicht, dass am Ende noch jemand leer ausgeht.

Schritt 4: Nach getaner Arbeit

Da viele Tagungen und Kongresse gleich mehrere Tage in Anspruch nehmen, darf auch die Freizeitgestaltung keinesfalls zu kurz kommen. Gesellige Aktivitäten am Feierabend wie Bowling, Billard, Dart und Tischtennis kommen da gerade recht. Auch ein gemeinsames Fernsehzimmer, Spielekonsolen und gegebenenfalls ein kleiner Wellnessbereich sind auf Firmenevents immer eine willkommene Abwechslung. Je größer das Angebot deiner Eventlocation ausfällt, desto mehr Geschmäcker werden getroffen. Doch nicht nur nach getaner Arbeit müssend genügend Erholungsphasen eingeplant werden. Auch vormittags, mittags und nachmittags gilt es die kurzen Pausen optimal zu nutzen. Wie wäre es zum Beispiel mit einem erholsamen Spaziergang oder einer gemeinsamen Kaffeepause nach einem Präsentationsmarathon? Tools wie der Eventkonfigurator greifen Ihnen bei der Planung der Freizeitaktivitäten unter die Arme.

München

München ist nicht nur die Landeshauptstadt des Freistaates Bayern, sondern mit rund 1,5 Millionen Einwohnern auch die drittgrößte Stadt Deutschlands. Sie ist nicht nur die am dichtesten bevölkerte Gemeinde Deutschlands, sondern führt liegt auch seit Jahren auf Platz 1 bei Immobilienpreisen und Mietspiegel.

Die Landeshauptstadt ist dank einer großen Anzahl von sehenswerten Bauwerken, internationaler Sportveranstaltungen (u.a. dem FC Bayern), der internationalen Messe (bauma, Heim+Handwerk) sowie dem Oktoberfest ein wahrer Touristen-Magnet. Doch auch Feiern und Tagen lässt es sich in München ganz hervorragend.

Hier finden Sie eine Liste von Veranstaltungsräumen, Partyräumen und Hochzeitslocations in München sowie dem Münchner Umland (Tipp!).

Betriebsfeier

Ein bewährtes Mittel, Mitarbeiter an sich zu binden sind besonders einprägsame Erlebnisse.

Raus aus dem Alltag

Raus aus dem Alltag

Selbst wenn Ihre Kollegen einen noch so spannenden beruflichen Alltag haben (siehe auch: Tagungen): Nach einiger Zeit sind meist deutliche Spuren von Ermüdung zu sehen. Bei vielen Unternehmen sind auch deswegen Betriebsfeiern zu einem jährlichen Ritual geworden.

Doch die Frage nach dem „wo“ beantwortet jeder Geschäftsführer anders: Die Bandbreite reicht dabei vom einfachen Essen bis zu außergewöhnlichen Events an besonderen Orten. Gerade ersteres wird von vielen Kollegen vielleicht eher als Pflichtprogramm wahrgenommen statt als motivierende Maßnahme.

Unser Tipp: Mit etwas Recherche und einer guten Event Plattform haben Sie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern eine außergewöhnliche und einmalige Location anzubieten, an die sie sich noch lange erinnern werden und die noch lange im Gespräch bleibt.

Nicht nur Wasser?!

Hoffentlich nicht nur Wasser?!

So schaffen Sie es, die Belegschaft motiviert zu halten und die Identifikation mit Ihrem Unternehmen zu erhalten oder zu steigern. Leider ist es nicht ganz einfach, solche Locations zu finden. Genau dabei unterstützen wir Sie gerne! Das Event-Portal listet das ganze Portfolio von Eventlocations.

Wir wünschen viel Spaß bei Ihrer nächsten Feier!

P.S.: Haben Sie – abseits klassischer Betriebsfeiern – schon mal über ein Incentive Event nachgedacht?

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