Event Planen

Hochzeit, Geburtstag und Business-Event perfekt planen und durchführen

Autor: Sebastian (Seite 1 von 2)

Frohe Weihnachten und guten Rutsch

Weihnachtsbaum mit Kugel

Liebe(r) Besucher(in) des Event Planen Blogs,

das Veranstaltungsjahr 2016 neigt sich dem Ende und wir möchten die Gelegenheit nutzen, uns für die schöne gemeinsame Zeit zu bedanken.

Nach einer kurzen besinnlichen Pause werden wir auch im neuen Jahr interessante Themen rund um Veranstaltungsmanagement und Event-Durchführung für euch vorstellen!

Genießt die Feiertage und kommt gut ins Jahr 2017 – wir freuen uns schon auf ein Wiedersehen!

Fröhliche Weihnachten und einen guten Rutsch wünscht euch

das Event Planen Blog Team

Verpflegungs(sonder)wünsche Ihrer Gäste

Bei Events kommen Sonderwünsche bei der Verpflegung immer häufiger vor

Dass die Gäste bei Events die unterschiedlichsten Sonderwünsche an die angebotene Verpflegung haben, hat in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen. Wenn die Gäste erst in der Eventlocation diese Sonderwünsche äußern, kann sich das auf den Ablauf in der Küche sehr negativ auswirken. Es ist besser, derartige Sonderwünsche von vornherein zu berücksichtigen, damit dann bei der Bestellung der Menüs und beim Servieren kein Engpass entsteht. Generell sind bei diesen Sonderwünschen unterschiedliche Aspekte zu berücksichtigen. Manche dieser Sonderwünsche können krankheitsbedingt sein. Andere Sonderwünsche wiederum haben mit der Lebenseinstellung der Gäste zu tun und noch wieder andere einfach mit dem individuellen Geschmack, was auch bei der Planung derartiger Veranstaltungen berücksichtigt werden muss.

Buffet mit Salaten und Tapas

Buffet mit Salaten und Tapas

Die häufigsten Sonderwünsche der Gäste bei Events

Gesundheitliche Gründe für die Sonderwünsche bei den Mahlzeiten sind mit derzeit:

Es gibt aber viele andere Sonderwünsche, die hauptsächlich mit der speziellen Lebenseinstellung der Gäste in der Eventlocation zu tun haben. In diesem Zusammenhang ist ein Trend festzustellen, dass diese Sonderwünsche in vielen Bereichen zunehmen. Religiöse Gründe für Sonderwünsche bei der Nahrung gab es schon immer. Dazu gehören heute (Achtung: die Studie bezieht sich auf die USA) mit 52 % Gäste, die nur koschere Lebensmittel essen und mit 19 % die Halāl-Gründsätze aus dem Islam, die den jüdischen Vorstellungen von koscherem Essen ähnlich sind, aber wo dennoch wiederum andere Grundsätze zu beachten sind.

Immer häufiger beziehen sich Sonderwünsche ans Essen bei einem Event aber auch auf den Trend, sich nach einer ganz bestimmten Lebenseinstellung zu ernähren. Mit

  • 91% sind hier die Vegetarier die größte Gruppe gefolgt von den
  • Veganern mit 69%. Eine vergleichsweise kleine Gruppe stellen dann mit
  • 28% die Gäste dar, die prinzipiell kein rotes Fleisch mehr essen.

Auch die Menschen, die sich nach der Steinzeitdiät ernähren, lassen sich bereits in Prozenten erfassen, denn auch sie sind momentan mit 11 % bei den Sonderwünschen auf eine spezielle Ernährungsform vertreten. [1]

Rohes rotes Fleisch, zu dem Sie Alternativen planen sollten

Rohes rotes Fleisch, zu dem Sie Alternativen planen sollten

Wie kann die Gastronomie diesem Trend auf Sonderwünsche bei Events begegnen?

Damit es nicht erst in der Eventlocation zu Problemen bezüglich der vielen möglichen Sonderwünsche der Gäste ans Essen kommt, sollte bereits vorher eine umfassende Planung stattfinden. Eine gute Idee ist in diesem Zusammenhang ein Eventkonfigurator. Auf diese Weise können die Gäste, die an so einem Event teilnehmen, schon im voraus angeben, ob Sie spezielle Wünsche an die angebotene Verpflegung auf dem Event haben. So lassen sich Probleme vor Ort durch diese gute Planung vermeiden und die Verpflegung der Gäste bei so einem Event klappt viel besser.

[1] Quelle: PCMA Convene Survey (Link)

Mottoparty

Suchen Sie noch nach einer Eventlocation für Ihre nächste Veranstaltung? Oder haben Sie bereits ein Datum im Kopf aber noch keine Idee für ein Rahmenprogramm? Ein Event-Portal hilft bei der Sichtung der Angebote, jedoch ist es oft schwierig eine zündende Idee zu finden. Motto Parties sind in diesem Sinne sehr beliebt! Nachdem man sich einmal für ein Thema entschieden hat, kann man sich für Einladungen und Dekoration vom Motto inspirieren lassen. Häufig hilft auch ein Eventkonfigurator um Kosten besser kalkulieren zu können und dann kann es losgehen!

Wir haben für Sie ein paar Ideen ausgearbeitet:

Casino-Nacht

Mottoparty: Casino

Mottoparty: Casino

Rien ne va plus! Gute Musik, Cocktails, Elegante Kleidung und Glamour machen dieses Event für Ihre Gäste zum Highlight. Die Eventlocation sollte dem Thema entsprechen, einen Roulettetisch oder Black Jack kann man häufig schon sehr günstig bekommen. Die Kleiderordnung ist ganz klar Abendmode. Cocktailkleid für die Damen und Anzuge oder Smoking für die Herren. Dazu Champagner und hors d’oeuvres, die keine Wünsche offen lassen.

Wild Wild West

Mottoparty: Wilder Westen

Mottoparty: Wilder Westen

Wer es eher lockerer mag, kann mit einer Western Party punkten. Auf einem Event-Portal kann man schnell herausfinden, welcher Veranstaltungsort günstig gelegen ist. Für ein großes Event kann im vorhinein ein kleines Rodeo stattfinden, bevor es zum Abendprogramm geht. Für die Gäste reichen Jeans und Hemd und natürlich die obligatorischen Cowboystiefel und der Stetson. Als Teambuildung-Aktivitätet bietet sich auch ein Cattle-Roundup an – da sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt!

White Dinner

Wiederum edler wird es auf dem White Dinner (auch: Dîner en blanc), ein Trend auf den man jetzt schnell aufspringen sollte. Die Gäste erscheinen in weißer Kleidung, zu weißer Deko gibt es themengetreue Drinks wie Piña Colada und Sahnetorten. Die Speisenfolge sollte mit der Eventlocation abgesprochen werden, damit es am Ende auch keine Rotweinflecken gibt!

Rock ’n‘ Roll

Immer wieder gern gesehen, gerade für die Generation, denen Wanda Jackson und Chuck Berry (Johnny B. Goode live) kein Begriff mehr sind. Das Highlight für Ihre Gäste ist natürlich die Musik, bestenfalls kommt eine Live-Band um bis spät abends noch richtig abrocken zu können. Hamburger und Milkshakes sollten nicht fehlen, die Location kann gern rote Ledersofas anbieten, um das klassische American Diner Feeling zu generieren. Spätestens um Mitternacht wird „You’re the one that I want“ auch die Mottomuffel nicht mehr kaltlassen.

Saisonale Anlässe

Mottoparty: Valentinstag

Mottoparty: Valentinstag

Valentinstag, Halloween und Weihnachten bieten Ihnen je nach Jahreszeit eine Fülle von verschiedenen Ideen. Seien es gruselige Kostüme, weihnachtliches Menü und Dekorationen oder einen Valentinsgruß an den Ehrengast und eine romantische Fotoecke als Erinnerung an Ihre spezielle Veranstaltung.

Fazit

Lassen Sie sich von unseren Mottos inspirieren und nutzen Sie den Eventkonfigurator um Ihre maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln. Denken Sie jedoch bei aller Begeisterung an Ihre Gäste. Teilweise sind wilde Verkleidungen nicht jedermanns Sache, gerade bei geschäftlichen Einladungen kann ein zu wildes Motto auch nach hinten losgehen. Budgetieren Sie auf jeden Fall ein paar kleinere Artikel aus dem Fachgeschäft mit ein, damit niemand sich unpassend angezogen vorkommt. Für eine private Veranstaltung sehen die Regeln oftmals anders aus. Versenden Sie die Einladungen auf jeden Fall rechtzeitig, damit jeder Gast sich schon mal Gedanken über seine Verkleidung machen kann. Bis dahin feiern sie schön!

Gasthof und Landhotel Schmuck in Sauerlach

Sauerlach ist eine Gemeinde mit knapp 8000 Einwohnern, die in der Münchner Schotterebene an der südlichen Grenze des Landkreises München, etwa 20 Kilometer von München entfernt, liegt.

Gasthof Schmuck Biergarten

Gasthof Schmuck Biergarten

Eben dort sorgt das Gasthaus & Landhotel Schmuck bereits in fünfter Generation für das leibliches Wohl der Gäste und weiß mit Gastfreundschaft, guter Küche und einer gemütlichen Atmosphäre zu überzeugen.

Gasthof Schmuck Biergarten

Gasthof Schmuck Biergarten

Nicht nur bei der Einrichtung, des 2015 neu errichteten Landhotels Schmuck wurde auf Qualität und Tradition Wert gelegt: Der Fußboden aus Solnhofer Plattkalk, vor den Fenstern hängen schicke Lodenvorhänge und die Lampenschirme werden von echtem Kuhfell geziert.

Gasthof Schmuck Feststadl

Gasthof Schmuck Feststadl

Das gastronomische Angebot ist regional, frisch und natürlich saisonal. In fünf Räumlichkeiten können Sie speisen und feiern:

  • Biergarten: sonnig und ruhiger mit Blick ins Grüne, mehr als 400 Sitzplätze und Kinderspielplatz
  • Anna Stube: klein, lichtdurchflutet und sympathisch – max. 50 Sitzplätze
  • Weinstube: großzügig und gemütlich, mit eigener Bar; ist Ideal auch für Tagungen geeignet – max. 200 Personen
  • Saal: hell und gemütlich – max. 130 Personen
  • Feststadl: Groß, hell, ganz im Holz verfasst, mit modernen Designelementen – max. 280 Personen
Feiern im Gasthof Schmuck

Feiern im Gasthof Schmuck

Auch als Event-Location für München für private Feiern (Hochzeiten, Geburtstage, etc.) als auch geschäftliche Veranstaltungen (z.B. Tagungen oder Incentives) eignet sich der Gasthof Schmuck aufgrund seiner verkehrsgünstigen Lage und Nähe zur Landeshauptstadt hervorragend.

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Bestuhlungsoptionen für Ihr Event

Sowohl geschäftliche als auch private gesellschaftliche Anlässe verlangen nach einer passenden Bestuhlung. Dabei liegt der Fokus je nach Event auf anderen Gesichtspunkten: Geschäftliche Bestuhlungen, zum Beispiel für Tagungen, Messen und Incentives, sollten vor allem eine reibungslose Konversation inklusive Blickkontakt zu Nachbarn und ggf. seinem Gegenüber ermöglichen. Die Bestuhlung für eine private Feier wie beispielsweise eine Hochzeit, Geburtstags– oder Jubiläumsfeier sollte eher die Gemütlichkeit und den problemlosen Tischservice durch das Bedienpersonal berücksichtigen. Welche Bestuhlungsform für Ihre Eventlovation jeweils die richtige ist, wollen wir Ihnen gerne erläutern.

Bestuhlung: Bankett

Bestuhlung: Bankett

Bestuhlung für eine Veranstaltung im geschäftlichen Bereich

Hier gilt es zuerst, „harte“ Faktoren wie Personenzahl und Raumgröße bzw. Raumform zu beachten. Darüber hinaus muss auch die ggf. stattfindende Interaktion eine Rolle spielen: Sollen die Teilnehmer in Gruppen zusammenarbeiten oder sich individuell konzentrieren (z.B. zuhören)?

Bestuhlung: Blocktafel

Bestuhlung: Blocktafel

Die mit Kopf- und Fußende genutzte Blocktafel eignet sich hervorragend für eine teamorientierte Interaktion bei zum Beispiel Konferenzen und Abteilungs- oder Vorstandssitzungen. Wenn die Raumgröße es zulässt, können mehrere Blöcke gebildet werden.

Diese Vorteile gelten auch für die Fischgrätbestuhlung. Besonders förderlich ist diese Form der Bestuhlung, um die Konzentration der Teilnehmer auf Präsentationen und Vorträge zu fokussieren. Es besteht eine optimale Sicht ohne Ablenkung zum Rednerpult. Allerdings wird verhältnismäßig viel Platz benötigt.

Bestuhlung: Fischgrät

Bestuhlung: Fischgrät

Sehr beliebt ist die E-Form. Der Blickkontakt und damit eine aktive Kommunikation kann ungehindert erfolgen. Diese Bestuhlung wird bei offiziellen Anlässen, teilweise mit festlichem Charakter, genutzt aber auch für Meetings, wenn viele Teilnehmer erwartet werden der Raum aber relativ klein ist. Der Tischservice gestaltet sich hier eher schwierig. Allerdings ist ausreichend Platz für Getränke, Snacks und Arbeitsmaterialien vorhanden.

Bestuhlung: E-Form

Bestuhlung: E-Form

Auch mit der U-Form, die gerne für Workshops, Meetings aber auch Vorträge aufgebaut wird, ist der Blickkontakt zu allen Anwesenden gewährleistet. Der Vortragende aber steht gewollt im Mittelpunkt.

Bestuhlung: U-Form

Bestuhlung: U-Form

Für eine strikte Blickrichtung nach vorne im Rahmen von Tagungen, Seminaren und Kongressen empfiehlt sich die Parlamentbestuhlung (auch: Parlamentarische Bestuhlung). Die Stühle stehen einseitig hinter den Tischreihen. Die Teilnehmer sitzen somit in Blickrichtung zum Redner oder zur Bühne. Auch eine Bewirtung ist problemlos möglich.

Bestuhlung: Parlamentarisch

Bestuhlung: Parlamentarisch

Platzsparend, also besonders für große Teilnehmergruppen, und dennoch mit ausreichend Beinfreiheit präsentiert sich die Theaterbestuhlung (versetzte Stuhlreihen) für Schulungen, Vorträge und Präsentationen. Die Interaktion unter den Teilnehmern rückt hier definitiv in den Hintergrund, auch Mitschreiben oder die Nutzung eines Laptops sind schwieriger als bei den anderen Optionen.

Die Bestuhlungsmöglichkeiten für eine festliche Eventlocation

Bestuhlung: Theaterbestuhlung

Bestuhlung: Theaterbestuhlung

Perfekt für die Bewirtung der Anwesenden und die Kommunikation ist die T-Form. Diese Bestuhlung bietet auch in kleineren Räumen vielen Gästen ausreichend Platz. Der große “T-Balken“ kann für eine hierarchische Zuordnung von beispielsweise dem Brautpaar mit den Brauteltern oder der Chefetage genutzt werden.

Bestuhlung: T-Form

Bestuhlung: T-Form

Auch die Carrée-Form bietet viel Raum für eine aktive Kommunikation mit Blickkontakt und problemlosen Tischservice. Allerdings besteht keine Möglichkeit der hierarchischen Zuordnung. Für informelle Zusammentreffen wird diese Form gerne genutzt.

Bestuhlung: Carrée-Form

Bestuhlung: Carrée-Form

Die Bankettbestuhlung ist wohl die festlichste Form, um einen Raum für eine große Gesellschaft zu gestalten. Die Gäste sitzen in kleineren homogenen Gruppen zusammen, die vorher durch die Gastgeber / Veranstalter festgelegt werden. Dabei kommen fast immer Tischkarten zum Einsatz, um Gästen ihren Sitzplatz zuzuweisen. Auf Wohltätigkeitsveranstaltungen, großen Jubiläen und Hochzeiten sowie bei Galaveranstaltungen gehört die Bankettbestuhlung zu den Favoriten.

Besondere Bestuhlungsformen für Ihre Eventlocation

Für ein lockeres Beisammensein im geschäftlichen oder privaten Bereich eignen sich bestens die immer wieder gern genutzten Stehtische mit oder ohne entsprechende Bestuhlung. Locker im Raum aufgestellt bieten sie viel Raum für interaktive Kommunikation in Bewegung. Der Service kann ungehindert agieren. Im Zusammenhang mit einem Flying Buffet, einer Cocktailparty oder einem Sektempfang ist diese Form ideal. Sie ist auch als Abschluss einer Tagung oder Konferenz perfekt, um die Teilnehmer noch einmal zusammenzuführen.

Der Stuhlkreis ist eher gedacht für die aktivste verbale Kommunikation, bei der auch die individuellen Gestiken erwünscht sind. Allerdings gestaltet sich das Mitschreiben ohne Tische relativ schwierig.

Wissenswertes für Ihre Veranstaltung

Räumen Sie jedem Teilnehmer einen Sitzplatz am Tisch von mindestens 1-Quadratmeter ein. Für Reihen- und Stehplätze sind 2-Quadratmeter pro Gast zu berücksichtigen. Wichtig ist, dass alle Rettungswege frei bleiben.

Sind Sie noch auf der Suche nach einer tollen Eventlocation? Eventportale erleichtern Ihnen hier die Arbeit ungemein.

Incentive Events

Damit aus einem guten Team ein tolles Team wird …

Incentive Events

Der Begriff „Incentive“ ist heute in aller Munde – zumindest bei allen Unternehmern, die ihre Firma auf eine moderne, zukunftsweisende Art leiten (möchten)! Aber was bedeutet „Incentive“ eigentlich? Gemeint ist mit diesem Begriff ein „Anreiz“, und es handelt sich um eine Belohnung für die Mitarbeiter des Unternehmens, die zusätzlich zum tariflich festgesetzten Gehalt und Urlaub gewährt wird; eine Art von „Vergütung“, die nicht in Form von Geld bezahlt wird, die zu leisten der Unternehmer auch gar nicht verpflichtet wäre. Ein Unternehmer gewährt ein „Incentive“, um die Mitarbeiter für ein erfolgreiches Geschäftsjahr zu belohnen (oder um sie auf ein neues Geschäftsjahr einzustimmen, das erfolgreicher werden soll als das laufende …). Früher hätte der Chef vielleicht einen Betriebsausflug organisiert, heute entscheidet er sich lieber für ein interessantes Incentive Event, eine besondere Veranstaltung für die Mitarbeiter, um ihnen seine Wertschätzung auf immaterielle Art zu bezeugen und auch, um die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt der Kollegen untereinander zu verbessern.

Raus aus dem tristen Büroalltag

Raus aus dem tristen Büroalltag

Warum Incentive Events?

Kurz gesagt stellen Incentive Events eine Belohnung für geleistete Arbeit dar oder eine Investition in die Zukunft (wobei sich beides kaum trennen lässt, außer wenn die Firma ganz neu gegründet ist und noch gar keine geleistete Arbeit verzeichnen kann). Aber in jedem Fall wird sich das Incentive Event positiv auf die weitere Entwicklung der Firma auswirken. Es trägt immer zum Zusammenhalt und zum Verständnis der Kollegen untereinander bei. Mit einem Wort: Teambuilding! Nicht zuletzt hilft das Event der Firmenleitung, die Persönlichkeit der Mitarbeiter besser verstehen zu lernen. Beispiel: Sie unternehmen mit Ihren Mitarbeitern einen Trip in einen Kletterwald. Beim Klettern werden Sie feststellen, dass ein Kollege eher zurückhaltend, eine Kollegin eher wagemutig ist. In einem Betrieb wird beides gebraucht … Vielleicht ist Ihre Firma auch ganz neu, und beim Incentive Event haben Sie nun erstmals die Möglichkeit, die Mitarbeiter näher kennen zu lernen. Sind sie eher ernsthaft, eher humorvoll, fröhlich, was auch immer? Beim Incentive Event werden Sie selbst lernen, Ihre Mitarbeiter anders anzusehen, als beim Vorstellungsgespräch …

Welche Aktivitäten kommen in Frage?

Je nach Jahreszeit werden Sie zuerst eine grundsätzliche Entscheidung treffen müssen: „Outdoor oder in der Halle?“ Outdoor-Aktivitäten sind natürlich sehr beliebt. Der schon erwähnte Kletterwald (auch Hochseilgarten) ist sicherlich immer eine gute Option. Alternativ könnten Sie eine „normale“ Wanderung inklusive Rast auf einer Berghütte einplanen. Bei der Rast könnten dann noch verschiedene Spiele organisiert werden. Sportliche Aktivitäten wie etwa Paintball-Spielen oder auch (im Winterhalbjahr) Klettern in einer Kletterhalle wären für eher jüngeres Personal zu empfehlen. Wenn Ihre Mitarbeiter im Durchschnitt, sagen wir, über 40 sind, dann müssen Sie mit dem Sport ein wenig vorsichtig sein. Entscheiden Sie sich dann lieber für einen Kochkurs …

Sportliche Incentive Events

Sportliche Incentive Events

Ein Ratschlag zur Art der Aktivitäten sei noch angefügt: Bitte wählen Sie ein Event aus, das NICHT in Beziehung zur täglichen Arbeit Ihres Personals steht! Beispiel: Wenn Sie Hotelier sind, buchen Sie keinen Kochkurs! Wenn Sie ein Sportstudio betreiben, dann führen Sie Ihre Mitarbeiter nicht in einen Kletterwald! Begründung: Die Mitarbeiter sollen gerade NICHT das Gefühl haben, in einer Fortbildungsveranstaltung gelandet zu sein. Und sie sollen ja auch, wie oben bereits ausgeführt wurde, nicht spezielle (im Beruf brauchbare) Fähigkeiten erlangen, sondern in ihrem Zusammenhalt und in ihrer Persönlichkeitsentwicklung gestärkt werden. Um noch ein Beispiel zu nennen: Beim Incentive Event sollen Ihre Mitarbeiter nicht eine Sprache lernen, sondern kommunizieren …

Die ideale Umgebung für Incentive Events

Die Wahl der Eventlocation ist außerordentlich wichtig. Der Erfolg des ganzen Projekts hängt sehr davon ab. Wir empfehlen: „Raus aus der Großstadt!“. Suchen Sie lieber einen Rückzugsort auf dem Lande, beispielsweise in einem Mittelgebirge (Schwarzwald, Harz …), im Allgäu oder auf einer Nord- oder Ostseeinsel. Vor allem, wenn Sie mehrere Tage vor Ort verbringen möchten, sollten Sie eine einigermaßen komfortable Eventlocation wählen, also am besten ein Hotel mit mindestens drei Sternen. (Sonst ist es kein „Incentive“!) Ein etwas komfortableres Hotel bietet auch allen Teilnehmern genügend Platz und Privatsphäre und Rückzugsräume für Zeiten der Ruhe zwischen den Events. In einem „besseren“ Hotel ist auch die Verpflegung besser. Schließlich leidet vielleicht der eine oder andere Ihrer Kollegen an einer Nahrungsmittelunverträglichkeit oder unter Diabetes oder ist Vegetarier o.ä. Bedenken Sie: Alle Teilnehmer sind Erwachsene. Sie gehen schließlich nicht ins Schullandheim!

Ruhige, entspannte Location

Ruhige, entspannte Location

Die konkrete Planung …

… erledigen Sie am besten in einem Eventportal. Dieses unterstützt Sie bei Ihrer Wahl von Ort, Zeit, Umfang des Events. Geben Sie Ihre Wünsche beispielsweise direkt in einen Eventkonfigurator ein, dann erhalten Sie passende Vorschläge, vielleicht auch Überraschendes und Ungewöhnliches. Seien Sie offen für die Ideen, die ein Eventkonfigurator bietet!

Zum Schluss noch eine dringende Empfehlung: Freiwilligkeit

Wenn Sie  das passende Incentive Event gefunden haben, kann eigentlich nichts mehr schief gehen, oder? Doch: Wenn jemand aus Ihrem Mitarbeiterkreis (mehr oder weniger) unfreiwillig an dem Event teilnimmt, könnte das die ganze Veranstaltung belasten. Bitte seien Sie einfühlsam und verlangen Sie von niemandem eine Teilnahme. Die Kollegen, die nicht teilnehmen möchten, dürfen auch nicht das Gefühl haben, dass Sie es ihnen irgendwie übel nehmen, wenn sie verzichten. Bitte haben Sie Verständnis: Familiäre Gründe oder Gesundheitsprobleme können Mitarbeiter veranlassen, an einem Event nicht teilzunehmen.

Gut Schloss Sulzemoos

Sulzemoos – eine bezaubernde bayerische “Dornröschen” Landschaft versteckt in unendlichen Himbeerfelden.

Gut Schloss Sulzemoos Hauptraum

Gut Schloss Sulzemoos Hauptraum

In dieser sympathischer und entspannter Umgebung, nur einen Katzensprung von München entfernt, steht das Gut Schloss Sulzemoos. Eine Eventlocation, das viel Wert auf Tradition und Regionalität liegt und mit seinem Flair, der die fast 1200 jährige Historie des Schlossgutes spüren lässt, in der letzten Zeit zu einer ausgewählten Hochzeitslocation geworden ist. Bei schönem Wetter lädt das Schlossweiher und die mit Blumen verzierte Terrasse zum Verweilen ein.

Die einladende Terrasse

Die einladende Terrasse

Die Räume des Anwesens sind hell und großzügig geschnitten und durch das einzigartige Atmosphäre des historischen Kreuzgewölbes gleichzeitig gemütlich und einladend. Zwischen 30 und 300 feierlustige Gäste finden hier Platz.

Gastronomisches Angebot

Gastronomisches Angebot

Nicht nur aus der Schönheit des historischen Gebäudes ergibt sich die Verpflichtung, außergewöhnliche Gastronomie anzubieten. Eine der Tradition und der Regionalität verwurzelte saisonale, feine Küche, die von Küchenmeister Peter Heckenstaller garantiert auch die anspruchsvollsten Gaumen zufriedenstellt.

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Die ideale Eventlocation

Selbst Firmenevents organisieren und durchführen

Sie möchten eine Betriebsfeier, eine Tagung oder ein Teambuilding-Event ausrichten? Dafür benötigen Sie in erster Linie einen geeigneten Veranstaltungsort. Jedes Event steht und fällt mit der gewählten Location. Schließlich soll es eine einmalige Veranstaltung werden, an die sich die Gäste noch lange erinnern werden. Bei der Auswahl des Austragungsortes sind verschiedene Kriterien zu berücksichtigen. Dazu gehören neben der Raumgröße und der Lage vor allem die Ausstattung mit Mobiliar, Licht- und Tontechnik, das zur Verfügung stehende Personal und das Catering während der Veranstaltung. Je nach Budget wird die Location mehr oder weniger exklusiv ausfallen. Entscheidend sind ihre eigenen Ansprüche und Anforderungen.

Die perfekte Eventlocation

Die perfekte Eventlocation

Größe der Eventlocation

Nicht immer steht die Anzahl der Teilnehmer bereits im Vorfeld fest. Dennoch sollten Sie eine ungefähre Vorstellung von der Anzahl der zu erwartenden Gäste haben. Das entscheidet über die Raumgröße. Ist die angemietete Location zu groß, fühlen sich die Besucher verloren. Die Atmosphäre könnte ungemütlich und unpersönlich wirken. Bei einem zu klein gewählten Veranstaltungsort wird der Aufenthalt dort vielleicht als zu eng empfunden. Bewegungsfreiheit und kleine Rückzugsmöglichkeiten sind wichtig und tragen zu einer Wohlfühlatmosphäre bei.

Lage des Veranstaltungsortes

Eine möglichst zentrale Lage ist bei der Auswahl einer Eventlocation immer hilfreich. Besucher von außerhalb finden sich dann schneller zurecht. Nicht jeder reist mit dem Auto an. Daher sollte eine gute Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz vorhanden sein. Handelt es sich um eine Abendveranstaltung oder ein Special Event an Feiertagen, ist zu klären, ob Busse und Bahn wirklich vor Beginn der Veranstaltung verfügbar sind und nach dem Happening noch fahren. Als Alternative zu öffentlichen Verkehrsmitteln lässt sich ein Shuttle Service organisieren. Dieser kann Gäste von Bahnhof oder vom Flughafen abholen und direkt zur Eventlocation bringen. Wer mit dem eigenen PKW anreist, benötigt einen gut erreichbaren und möglichst kostenlosen Parkplatz in der Nähe des Veranstaltungsortes.

Auch die Nähe zu Hotels kann eine Rolle spielen. Vielleicht wird zu Ihrer geplanten Tagung ein wichtiger Gastredner mit einem langen Anfahrtsweg erwartet, der die Rückreise ausgeruht am Folgetag antreten möchte. Bei einem mehrtägigen Event müssen eventuell Übernachtungsmöglichkeiten für sämtliche Teilnehmer mit bedacht werden. Je kürzer die Wege zwischen Hotel und Veranstaltungslocation sind, desto bequemer und stressfreier gestaltet sich das Pendeln für die Gäste. Daher ist die Lage ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl des richtigen Veranstaltungsortes. Ein Event-Portal hilft beim Finden geeigneter Räumlichkeiten.

Möblierung der Location

Abhängig von Ihrem Event ist an die passende Möblierung zu denken. Bei einer gemütlichen Jubiläums- oder Weihnachtsfeier benötigen Sie neben bequemen Stühlen und Tischen eventuell eine Tanzfläche. Eine parlamentarische Bestuhlung ist sinnvoll für Konferenzen. Für besondere festliche Anlässe ist vielleicht eine Gala-Bestuhlung ideal. Bei einem Produktlaunch können Stehtische eine sinnvolle Ergänzung zu komfortablen Sitzecken sein. Das Mobiliar sollte sich in gutem Zustand befinden, stabil und strapazierfähig sein.

Technische Ausstattung der Location

Was wird zur Ausrichtung Ihres Events unbedingt benötigt? Falls Sie mit Projektionen arbeiten, sollten im Idealfall ein Beamer und eine Leinwand in geeigneter Qualität und Größe vorhanden sein. Bei einfachen Präsentationen mit Text und Graphik reicht ein Standard-Beamer. Wollen Sie hochqualitative Fotografien oder opulente Videosequenzen zeigen, sollte es ein FullHD oder 4K-Gerät sein. Bei einer kleinen Teilnehmerzahl kann eine mobile Leinwand vollkommen ausreichen. Erwarten Sie ein paar Hundert Besucher, benötigen Sie eine Großbildleinwand. Der Raum muss verdunkelt werden können. Gibt es entsprechende Vorrichtungen wie Vorhänge oder Rollos? Was die Location nicht bieten kann, muss von Ihnen anderweitig organisiert, mitgebracht und aufgehängt werden. Nicht immer ist es gestattet, Veränderungen in der Location vorzunehmen. Das sollten Sie im Vorfeld mit dem verantwortlichen Mitarbeiter klären.

Technische Ausstattung der Location

Technische Ausstattung der Location

Überprüfen Sie unbedingt die vorhandene Licht- und Tontechnik. In vielen Eventlocations ist die Ausstattung in die Jahre gekommen. Die vorhandenen Speaker und Mikrofone können zur Sprachübertragung noch ganz brauchbar sein. Treten auf Ihrem Firmenevent jedoch Musiker auf, sind die Anforderungen an die Technik vollkommen andere. Vielleicht muss externe Audio-Technik angemietet werden.

Eine stimmige Beleuchtung ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Wird während eines Vortrags projiziert oder arbeiten die Musiker mit einer Videoshow, dürfen die Scheinwerfer nicht auf die Leinwand reflektieren. Sonst leidet die Bildqualität. Gleichzeitig sollten Sprecher, Sänger und Instrumentalisten gut ausgeleuchtet und für das Publikum erkennbar sein. Hässliche Schlagschatten sind hier zu vermeiden. Nicht jede Location verfügt über geeignete Leuchten.

Auch der Zugriff auf WLAN sollte vorher abgeklärt werden. In modernen städtischen Locations ist dies inzwischen zwar eine Selbstverständlichkeit. Veranstalten Sie jedoch eine Tagung oder eine Weihnachtsfeier im historischen Ambiente eines Schlosses, kann es mit dem Internetzugang schwierig werden.

Eigene Ausrüstung mitbringen

Was nicht vorhanden ist, muss mitgebracht oder geliefert werden. Lässt sich das Equipment über die vorhanden Zufahrtswege problemlos zum Veranstaltungsort transportieren? Gibt es einen Fahrstuhl zum eigentlichen Veranstaltungsraum oder müssen Speaker, Subwoofer, Scheinwerfer und Stative durch ein Treppenhaus getragen werden? Sind die Türen breit genug?

Catering: Kleine Häppchen, Drei-Gänge-Menü oder ein Gala-Dinner?

Einige Locations verfügen über einen eigenen Cateringservice oder haben Exklusiv-Verträge mit Gastronomiebetrieben. Die Auswahl kann von kleinen Häppchen über ein Drei-Gänge-Menü bis zum Gala-Dinner reichen. Besprechen Sie Art und Ausmaß des Caterings unbedingt mit den Verantwortlichen. Das verhindert Missverständnisse.

Engagieren Sie selbst einen Catering Service, ist wichtig, die Kühlmöglichkeiten und Präsentationsflächen für Speisen und Getränke vor Ort in Erfahrung zu bringen. Gibt es keine Kühlvorrichtungen, müssen diese mitgebracht werden. An Geschirr und Besteck ist ebenfalls zu denken.

Für Getränke und Geschirrbenutzung vereinbart man am besten Pauschalbeträge. Der Preis für die Speisen sollte auf jeden Fall im Vorfeld abgestimmt werden.

Personal

Damit Ihr Event ein Erfolg wird, ist freundliches Personal ein entscheidender Aspekt. Teilweise wird es von der Location gestellt. Teilweise müssen Sie sich selbst um Unterstützung kümmern. Überlegen Sie genau, wo Sie welche Mitarbeiter benötigen. Wer schenkt Getränke aus, reicht Häppchen oder serviert das Menü? Werden eine Einlasskontrolle, Sicherheitsleute oder eine Garderobiere benötigt? Vielleicht brauchen Sie während eines Produktlaunches Unterstützung beim Verteilen von Informationsmaterialien oder beim Beantworten von Fragen. Falls eine musikalische Untermalung geplant ist, kann ein Tontechniker unabdingbar sein.

Findet Ihre Veranstaltung unter einem Motto oder zu einem bestimmten Thema statt, lässt sich die Kleidung des Personals eventuell darauf anpassen. So wird ein stimmiges Gesamtbild erzeugt.

Vorschriften und Versicherungen

Bei der Anmietung sind diverse Vorschriften wie die Versammlungsstättenverordnung zu beachten. Darüber hinaus gibt es in jeder Location eine Hausordnung, die sorgfältig studiert werden sollte. Als Veranstalter eines größeren öffentlichen Events kann der Abschluss einer Veranstalterhaftpflichtversicherung für Sie sinnvoll sein.

Miete und Zusatzkosten

Neben der eigentlichen Miete müssen Nebenkosten berücksichtigt werden. Das können die Überstunden des betreuenden Hausmeisters, Strom, Abfallbeseitigung oder die Endreinigung nach ihrer Veranstaltung sein. Bitten Sie um eine genaue Aufstellung.

Unterstützung bei der Planung und Durchführung finden: Der Eventkonfigurator

Ein Event zu planen, erfordert Zeit, Umsicht und Organisationstalent. Aber es gibt Hilfe: Nutzen Sie einen Eventkonfigurator. Dann vergessen Sie nichts. Über ein Event-Portal finden Sie Agenturen, die Ihnen die Arbeit gern abnehmen oder Sie bei der Planung Ihres Firmenevents unterstützen. Ein Eventkonfigurator bringt Ruhe in den Planungsprozess.

Viel Erfolg!

Viel Erfolg!

Halloween Party

„Süßes oder Saures!“ – Halloween steht vor der Tür: Am 31. Oktober ist es wieder so weit. Kleine Hexen und Vampire sind auf der Jagd nach Süßigkeiten. Erwachsene Gespenster und Mumien feiern auf ausgelassenen Partys. Halloween erfreut sich immer größerer Beliebtheit und hat sich in Deutschland als Anlass zum Feiern etabliert. Ein kleines Fest in den eigenen Räumlichkeiten ist schnell selbst organisiert. Wollen Sie Mitarbeiter, Kunden oder Freunde mit einer Halloween-Party in der perfekten Eventlocation beeindrucken, planen Sie am besten mit einem professionellen Event-Portal. Sie erfassen Ihre Vorstellungen zum Beispiel ganz entspannt mit dem Eventkonfigurator. Um den Rest kümmert sich der Gastronom oder Hotelier!

Halloween Eventlocation

Halloween Party

Gruselverlies oder gespenstischer Ballsaal – so finden Sie Ihre Eventlocation

Wenn Frankenstein mit Hexen tanzt, kommt es auf die perfekte Eventlocation an. Beim Ausfüllen des Eventkonfigurators nennen Sie die Anzahl Ihrer Gäste. Ein gutes Event-Portal bietet Ihnen dann stilvolle Räumlichkeiten mit ausreichend Platz für teuflische Tanzeinlagen, schaurige Halloween-Büffets und genügend Sitzgelegenheiten für die Geisterschar. Die richtige Ausstattung sorgt für das passende Ambiente. Bei einer angesagten Halloween-Party dürfen hämisch grinsende Kürbisfratzen, schwarze Tücher, Kerzen und allerlei Geisterbahn-Equipment nicht fehlen. Soll es über die Standarddekoration hinausgehen? Ihr Eventportal wartet mit gruseligen Ideen, die bei den Gästen für Angst und Schrecken sorgen werden!

Vegetarisches Grusel-Food oder blutiges Barbecue

Partystimmung geht durch den Magen. Bei der Auswahl der leckersten Halloween-Rezepte sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt! Blutorangen-Bowle, Fingerfood im Gruselstyle und Kürbissuppe mit Spinneneinlage. Geübte Küchenprofis zaubern aus leckeren Gerichten wahre Hingucker, vom Muffin-Monster bis zum Mumienwürstchen. Oder darf es etwas klassischer sein? Ob Catering oder selbst kochen: Entschieden Sie sich im Konfigurator entspannt für Schlemmereien, die Ihre Gäste glücklich machen.

Monster-Punk und düstere Orgelmusik

„Thriller“ von Michael Jackson und die Titelmusik von Ghostbusters gehören zu den bekanntesten Halloween-Hits. Es muss aber nicht immer Musik aus den 90ern sein, die für volle Tanzflächen oder die richtige Stimmung sorgt. Ob Sie vornehm bei düsterer Orgel- und Gotikmusik dinieren oder zu monstermäßigem Punk, Rock oder Schlager das Tanzbein schwingen, entscheiden Sie. Stellen Sie Ihre eigene Party-Playlist zusammen oder buchen Sie über den Eventkonfigurator einen DJ, der die Vampire zum Tanzen bringt.

Karneval im Oktober

Das Verkleiden darf bei einer Halloween-Party nicht fehlen. Wenn Sie Ihren Gästen die Qual der Kostümwahl vereinfachen wollen, geben Sie ein Motto vor. Mit einer einfachen Variante erleichtern Sie Kostümmuffeln das Leben. Beim Motto „Gespenster“ reicht es, sich ein weißes Leintuch über den Kopf zuwerfen. Zu mehr Kreativität spornen Sie Ihre Gäste an, wenn Sie die schönste Hexe oder den ekelerregendsten Zombie küren. Ein Halloween-Spiel, das Erwachsene lieben, ist die Verkleidungskiste. In einer Box oder hinter einem Vorhang probieren die Gäste witzige Kostüme, Hüte oder Hexennasen an und lassen sich im Anschluss fotografieren. Bei diesem Rahmenprogramm bleibt niemand unverkleidet!

Planen Sie jetzt Ihren unvergesslichen Gruselabend! Alles was Sie brauchen finden Sie im Event-Portal.

Tagung

Zu wenig Sitzplätze, ein stickiger Seminarraum, der falsche PC-Anschluss – gerade bei wichtigen Tagungen und Kongressen scheinen die Fehltritte kein Ende nehmen zu wollen. Doch Missgeschicke wie diese lassen sich nun ganz einfach vermeiden. Unser Event-Portal unterstützt Sie bei der Erstellung einer ausführlichen Checkliste für Ihre Tagung.

Schritt 1: Die Eventlocation

Event Location für Tagung

Event Location für Tagung

Die halbe Miete für ein gelungenes Firmenevent ist nach wie vor die passende Location. Bevor Sie sich der Planung des Ablaufs widmen, sollten Sie sich zunächst nach einem geeigneten Seminarraum umsehen. Kontaktieren Sie diverse Locations in Ihrer Nähe und vereinbaren Sie nach Möglichkeit einen Besichtigungstermin. Vor Ort gilt es die Räumlichkeit unter verschiedenen Gesichtspunkten zu überprüfen: Verfügt der Raum über reichlich Sitzplätze und technische Anschlüsse für Präsentationen? Kann er abgedunkelt werden? Befinden sich genügend Toiletten in der Nähe? Sind ausreichend Parkplätze vorhanden? Können Sie alle Fragen mit einem klaren „Ja“ beantworten, haben Sie eine geeignete Eventlocation gefunden. Nun müssen Sie sich nur noch frühzeitig um die Reservierung kümmern, um später kein böses Erwachen zu erleben. Damit Sie bei der Wahl der Location sicher nichts Wichtiges vergessen, erleichtert Ihnen dieses Blog mit einer übersichtlichen Checkliste die komplette Organisation einer Tagung.

Schritt 2: Die Technik

Flipcharts, Tafeln und Plakate sind bei Firmenevents zwar immer noch ein nützliches Hilfsmittel, werden aber zunehmend von technischen Neuerungen abgelöst. So ist das wichtigste einer erfolgreichen Veranstaltung ein technisch einwandfrei ausgestatteter Seminarraum. WLAN, Beamer, Leinwand und reichlich Stromanschlüsse (Tipp: Bei internationalen Teilnehmern einen Blick auf dieses Dokument werfen: Länderübersicht Steckertypen, Netzspannungen und -frequenzen) sind daher die Minimalanforderungen an den Seminarraum. Stehen viele Präsentationen auf dem Programm, sind eine kleine Bühne oder ein Rednerpult, ein Mikrofon sowie ein Verstärker von Vorteil. Damit Ihnen technische Pannen erspart bleiben, sollten Sie die Ausstattung mindestens drei Tage vor Seminarbeginn nochmals eigenständig überprüfen. Im Falle eines Defekts bleibt Ihnen noch genug Zeit zum Umdisponieren.

Ausstattung für Business Event / Tagung

Ausstattung für Business Event

Schritt 3: Die Verpflegung

Lange Vorträge, anstrengende Workshops und hitzige Diskussionen verlangen nach einer Stärkung. So ist das leibliche Wohl der Teilnehmer mindestens genauso entscheidend wie die passenden Räumlichkeiten und ein funktionierendes technisches Equipment. Am besten nehmen Sie rechtzeitig Kontakt mit dem hauseigenen Catering Service auf. Steht derzeit keiner zur Verfügung, so muss ein externes Unternehmen beauftragt werden. Informieren Sie sich vor Aufgabe deiner Bestellung über die genaue Teilnehmerzahl und die Anzahl an Vegetariern und Veganern – nicht, dass am Ende noch jemand leer ausgeht.

Schritt 4: Nach getaner Arbeit

Da viele Tagungen und Kongresse gleich mehrere Tage in Anspruch nehmen, darf auch die Freizeitgestaltung keinesfalls zu kurz kommen. Gesellige Aktivitäten am Feierabend wie Bowling, Billard, Dart und Tischtennis kommen da gerade recht. Auch ein gemeinsames Fernsehzimmer, Spielekonsolen und gegebenenfalls ein kleiner Wellnessbereich sind auf Firmenevents immer eine willkommene Abwechslung. Je größer das Angebot deiner Eventlocation ausfällt, desto mehr Geschmäcker werden getroffen. Doch nicht nur nach getaner Arbeit müssend genügend Erholungsphasen eingeplant werden. Auch vormittags, mittags und nachmittags gilt es die kurzen Pausen optimal zu nutzen. Wie wäre es zum Beispiel mit einem erholsamen Spaziergang oder einer gemeinsamen Kaffeepause nach einem Präsentationsmarathon? Tools wie der Eventkonfigurator greifen Ihnen bei der Planung der Freizeitaktivitäten unter die Arme.

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