Selbst Firmenevents organisieren und durchführen

Sie möchten eine Betriebsfeier, eine Tagung oder ein Teambuilding-Event ausrichten? Dafür benötigen Sie in erster Linie einen geeigneten Veranstaltungsort. Jedes Event steht und fällt mit der gewählten Location. Schließlich soll es eine einmalige Veranstaltung werden, an die sich die Gäste noch lange erinnern werden. Bei der Auswahl des Austragungsortes sind verschiedene Kriterien zu berücksichtigen. Dazu gehören neben der Raumgröße und der Lage vor allem die Ausstattung mit Mobiliar, Licht- und Tontechnik, das zur Verfügung stehende Personal und das Catering während der Veranstaltung. Je nach Budget wird die Location mehr oder weniger exklusiv ausfallen. Entscheidend sind ihre eigenen Ansprüche und Anforderungen.

Größe der Eventlocation

Nicht immer steht die Anzahl der Teilnehmer bereits im Vorfeld fest. Dennoch sollten Sie eine ungefähre Vorstellung von der Anzahl der zu erwartenden Gäste haben. Das entscheidet über die Raumgröße. Ist die angemietete Location zu groß, fühlen sich die Besucher verloren. Die Atmosphäre könnte ungemütlich und unpersönlich wirken. Bei einem zu klein gewählten Veranstaltungsort wird der Aufenthalt dort vielleicht als zu eng empfunden. Bewegungsfreiheit und kleine Rückzugsmöglichkeiten sind wichtig und tragen zu einer Wohlfühlatmosphäre bei.

Lage des Veranstaltungsortes

Eine möglichst zentrale Lage ist bei der Auswahl einer Eventlocation immer hilfreich. Besucher von außerhalb finden sich dann schneller zurecht. Nicht jeder reist mit dem Auto an. Daher sollte eine gute Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz vorhanden sein. Handelt es sich um eine Abendveranstaltung oder ein Special Event an Feiertagen, ist zu klären, ob Busse und Bahn wirklich vor Beginn der Veranstaltung verfügbar sind und nach dem Happening noch fahren. Als Alternative zu öffentlichen Verkehrsmitteln lässt sich ein Shuttle Service organisieren. Dieser kann Gäste von Bahnhof oder vom Flughafen abholen und direkt zur Eventlocation bringen. Wer mit dem eigenen PKW anreist, benötigt einen gut erreichbaren und möglichst kostenlosen Parkplatz in der Nähe des Veranstaltungsortes.

Auch die Nähe zu Hotels kann eine Rolle spielen. Vielleicht wird zu Ihrer geplanten Tagung ein wichtiger Gastredner mit einem langen Anfahrtsweg erwartet, der die Rückreise ausgeruht am Folgetag antreten möchte. Bei einem mehrtägigen Event müssen eventuell Übernachtungsmöglichkeiten für sämtliche Teilnehmer mit bedacht werden. Je kürzer die Wege zwischen Hotel und Veranstaltungslocation sind, desto bequemer und stressfreier gestaltet sich das Pendeln für die Gäste. Daher ist die Lage ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl des richtigen Veranstaltungsortes. Ein Event-Portal hilft beim Finden geeigneter Räumlichkeiten.

Möblierung der Location

Abhängig von Ihrem Event ist an die passende Möblierung zu denken. Bei einer gemütlichen Jubiläums- oder Weihnachtsfeier benötigen Sie neben bequemen Stühlen und Tischen eventuell eine Tanzfläche. Eine parlamentarische Bestuhlung ist sinnvoll für Konferenzen. Für besondere festliche Anlässe ist vielleicht eine Gala-Bestuhlung ideal. Bei einem Produktlaunch können Stehtische eine sinnvolle Ergänzung zu komfortablen Sitzecken sein. Das Mobiliar sollte sich in gutem Zustand befinden, stabil und strapazierfähig sein.

Technische Ausstattung der Location

Was wird zur Ausrichtung Ihres Events unbedingt benötigt? Falls Sie mit Projektionen arbeiten, sollten im Idealfall ein Beamer und eine Leinwand in geeigneter Qualität und Größe vorhanden sein. Bei einfachen Präsentationen mit Text und Graphik reicht ein Standard-Beamer. Wollen Sie hochqualitative Fotografien oder opulente Videosequenzen zeigen, sollte es ein FullHD oder 4K-Gerät sein. Bei einer kleinen Teilnehmerzahl kann eine mobile Leinwand vollkommen ausreichen. Erwarten Sie ein paar Hundert Besucher, benötigen Sie eine Großbildleinwand. Der Raum muss verdunkelt werden können. Gibt es entsprechende Vorrichtungen wie Vorhänge oder Rollos? Was die Location nicht bieten kann, muss von Ihnen anderweitig organisiert, mitgebracht und aufgehängt werden. Nicht immer ist es gestattet, Veränderungen in der Location vorzunehmen. Das sollten Sie im Vorfeld mit dem verantwortlichen Mitarbeiter klären.

Überprüfen Sie unbedingt die vorhandene Licht- und Tontechnik. In vielen Eventlocations ist die Ausstattung in die Jahre gekommen. Die vorhandenen Speaker und Mikrofone können zur Sprachübertragung noch ganz brauchbar sein. Treten auf Ihrem Firmenevent jedoch Musiker auf, sind die Anforderungen an die Technik vollkommen andere. Vielleicht muss externe Audio-Technik angemietet werden.

Eine stimmige Beleuchtung ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Wird während eines Vortrags projiziert oder arbeiten die Musiker mit einer Videoshow, dürfen die Scheinwerfer nicht auf die Leinwand reflektieren. Sonst leidet die Bildqualität. Gleichzeitig sollten Sprecher, Sänger und Instrumentalisten gut ausgeleuchtet und für das Publikum erkennbar sein. Hässliche Schlagschatten sind hier zu vermeiden. Nicht jede Location verfügt über geeignete Leuchten.

Auch der Zugriff auf WLAN sollte vorher abgeklärt werden. In modernen städtischen Locations ist dies inzwischen zwar eine Selbstverständlichkeit. Veranstalten Sie jedoch eine Tagung oder eine Weihnachtsfeier im historischen Ambiente eines Schlosses, kann es mit dem Internetzugang schwierig werden.

Eigene Ausrüstung mitbringen

Was nicht vorhanden ist, muss mitgebracht oder geliefert werden. Lässt sich das Equipment über die vorhanden Zufahrtswege problemlos zum Veranstaltungsort transportieren? Gibt es einen Fahrstuhl zum eigentlichen Veranstaltungsraum oder müssen Speaker, Subwoofer, Scheinwerfer und Stative durch ein Treppenhaus getragen werden? Sind die Türen breit genug?

Catering: Kleine Häppchen, Drei-Gänge-Menü oder ein Gala-Dinner?

Einige Locations verfügen über einen eigenen Cateringservice oder haben Exklusiv-Verträge mit Gastronomiebetrieben. Die Auswahl kann von kleinen Häppchen über ein Drei-Gänge-Menü bis zum Gala-Dinner reichen. Besprechen Sie Art und Ausmaß des Caterings unbedingt mit den Verantwortlichen. Das verhindert Missverständnisse.

Engagieren Sie selbst einen Catering Service, ist wichtig, die Kühlmöglichkeiten und Präsentationsflächen für Speisen und Getränke vor Ort in Erfahrung zu bringen. Gibt es keine Kühlvorrichtungen, müssen diese mitgebracht werden. An Geschirr und Besteck ist ebenfalls zu denken.

Für Getränke und Geschirrbenutzung vereinbart man am besten Pauschalbeträge. Der Preis für die Speisen sollte auf jeden Fall im Vorfeld abgestimmt werden.

Personal

Damit Ihr Event ein Erfolg wird, ist freundliches Personal ein entscheidender Aspekt. Teilweise wird es von der Location gestellt. Teilweise müssen Sie sich selbst um Unterstützung kümmern. Überlegen Sie genau, wo Sie welche Mitarbeiter benötigen. Wer schenkt Getränke aus, reicht Häppchen oder serviert das Menü? Werden eine Einlasskontrolle, Sicherheitsleute oder eine Garderobiere benötigt? Vielleicht brauchen Sie während eines Produktlaunches Unterstützung beim Verteilen von Informationsmaterialien oder beim Beantworten von Fragen. Falls eine musikalische Untermalung geplant ist, kann ein Tontechniker unabdingbar sein.

Findet Ihre Veranstaltung unter einem Motto oder zu einem bestimmten Thema statt, lässt sich die Kleidung des Personals eventuell darauf anpassen. So wird ein stimmiges Gesamtbild erzeugt.

Vorschriften und Versicherungen

Bei der Anmietung sind diverse Vorschriften wie die Versammlungsstättenverordnung zu beachten. Darüber hinaus gibt es in jeder Location eine Hausordnung, die sorgfältig studiert werden sollte. Als Veranstalter eines größeren öffentlichen Events kann der Abschluss einer Veranstalterhaftpflichtversicherung für Sie sinnvoll sein.

Miete und Zusatzkosten

Neben der eigentlichen Miete müssen Nebenkosten berücksichtigt werden. Das können die Überstunden des betreuenden Hausmeisters, Strom, Abfallbeseitigung oder die Endreinigung nach ihrer Veranstaltung sein. Bitten Sie um eine genaue Aufstellung.

Unterstützung bei der Planung und Durchführung finden: Der Eventkonfigurator

Ein Event zu planen, erfordert Zeit, Umsicht und Organisationstalent. Aber es gibt Hilfe: Nutzen Sie einen Eventkonfigurator. Dann vergessen Sie nichts. Über ein Event-Portal finden Sie Agenturen, die Ihnen die Arbeit gern abnehmen oder Sie bei der Planung Ihres Firmenevents unterstützen. Ein Eventkonfigurator bringt Ruhe in den Planungsprozess.